Ambiente

Existem diferenças importantes entre a comunicação oral e a comunicação escrita em relação ao ambiente. Na comunicação oral, o ambiente em que a mensagem é apresentada tende a permanecer relativamente estável e controlado, pois todas as pessoas que a recebem estão no mesmo local, ao mesmo tempo, e sujeitas ao mesmo nível (ou à ausência) de interferências ou distrações. No entanto, isso nem sempre acontece na comunicação escrita.

Mensagens manuscritas ou digitais podem não ser lidas imediatamente pelo destinatário. Embora a mensagem possa ser enviada de um ambiente de escritório tranquilo, ela pode ser recebida horas depois em um contexto completamente diferente (como em um trem lotado durante o trajeto para o trabalho ou em casa, com uma criança chorando ao fundo). Por isso, a natureza da mensagem e o ambiente em que ela provavelmente será recebida — ou mesmo deveria ser recebida — devem influenciar significativamente a escolha do meio de comunicação mais adequado para transmiti-la.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Ambiente estável e controlado.

Comunicação Escrita

• Ambiente imprevisível.

Ponderar e Registrar

• Em quais situações o ambiente pode desempenhar um papel mais importante na forma como uma mensagem é recebida?
• Pense em uma solicitação que seria melhor comunicada pessoalmente e em outra que poderia ser enviada por e-mail sem problemas. Que tipo de solicitação seria essa?

Feedback

Outra diferença entre a comunicação escrita e a comunicação oral está na rapidez com que o feedback é recebido. Ao conversar com alguém pessoalmente, é possível perceber e interpretar elementos como o tom de voz, a linguagem corporal e outros sinais sociais. Você consegue identificar se a mensagem está sendo bem recebida ou não. Com base nessa percepção, você pode adaptar sua mensagem para atender melhor às necessidades e expectativas do público, fazendo esses ajustes em tempo real.

Por outro lado, a comunicação escrita envolve um atraso no recebimento do feedback. Não há como prever quanto tempo levará para que a mensagem seja recebida ou respondida. Além disso, a comunicação escrita não permite modificar facilmente as palavras ou o tom da mensagem com base na forma como ela é recebida. O tom de um e-mail, por exemplo, não pode ser alterado depois que ele é enviado, e o mesmo se aplica às demais formas de comunicação escrita.

Assim como você aprendeu sobre o ambiente, o feedback é mais um fator que deve ser considerado ao escolher o método de comunicação mais adequado.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Feedback imediato;
• Mensagem adaptável;
• Tem o benefício dos sinais sociais.

Comunicação Escrita

• Feedback atrasado;
• Mensagem permanente;
• Falta de sinais sociais.

Ponderar e Registrar

• Em que situações o feedback imediato pode ser essencial para uma comunicação bem-sucedida?
• Em que situações o feedback imediato pode não ser tão importante para uma comunicação bem-sucedida?

Contexto

O contexto é outro fator importante a ser considerado ao decidir como se comunicar. Ao conversar com uma pessoa pessoalmente, você pode demonstrar, e não apenas descrever, aquilo que está tentando comunicar.

Alguns tipos de comunicação não exigem muitas demonstrações. O contexto da mensagem pode ser familiar ao destinatário ou bastante autoexplicativo (como informar que um relatório comercial foi concluído e anexá-lo ao e-mail para revisão). No entanto, outras mensagens podem exigir mais contexto para serem comunicadas com clareza.

Por exemplo, imagine que você seja um(a) funcionário(a) experiente em uma determinada empresa (especialista na comunidade profissional dessa empresa) e lhe pediram para treinar um novo colaborador. Parte desse treinamento envolve ensinar esse colaborador a usar um programa de computador que é totalmente desconhecido para ele. Seria fácil treinar esse funcionário remotamente e por escrito em vez de treiná-lo oralmente e de forma presencial? Quantas páginas de anotações, imagens, descrições e trocas de mensagens escritas seriam necessárias para orientar esse funcionário a encontrar o programa, fazer login, familiarizar-se com todas as funções etc.? Como isso se compara a uma simples reunião com esse colaborador na frente do seu computador? Quanto mais simples e eficiente essa comunicação poderia ser?

Mais uma vez, embora esse não seja o único aspecto que diferencia a comunicação escrita da comunicação oral, certamente é um fator que deve ser considerado juntamente com os demais ao escolher uma estratégia de comunicação.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Permite mostrar, não apenas contar;
• Mais fácil dar contexto.

Comunicação Escrita

• Depende apenas da descrição (narrativa);
• Mais difícil fornecer contexto.

Ponderar e Registrar

• Quais situações específicas podem exigir uma conversa presencial em vez de uma comunicação por escrito? Liste uma situação em que a comunicação escrita seria a melhor opção e outra em que a comunicação oral seria a melhor opção.
  

Estilo

Uma das diferenças finais entre a comunicação oral e a escrita é o estilo com que são transmitidas.

A comunicação oral tende a ser muito mais simples. As orações são mais curtas e a escolha de palavras é mais universal (com menos jargões específicos da comunidade profissional). Uma boa comunicação oral também tende a conter muita repetição, pois a memória de curto prazo (também conhecida como memória de trabalho) é incapaz de reter informações transmitidas oralmente por mais de alguns minutos. Consequentemente, a comunicação oral tende a precisar de um resumo dos pontos principais ao longo do diálogo, o que não é necessário na comunicação escrita.

A comunicação escrita, por outro lado, embora compartilhe as qualidades desejáveis de precisar ser clara e concisa, tende a ser muito mais rica e complexa. Geralmente, as ideias são apresentadas em forma de parágrafos e com vocabulário e jargões específicos do setor. Enquanto a gramática e a pontuação ficam em segundo plano na comunicação oral (substituídas por coisas como tom, inflexão e gestos com as mãos), a comunicação escrita exige um certo nível de profissionalismo e precisão gramatical. Vírgulas colocadas em lugares incorretos ou a falta de pontos para separar orações podem, literalmente, levar a uma interpretação errônea das informações. Na pior das hipóteses, uma comunicação escrita ruim também tende a resultar em um tipo de rejeição informal da comunidade profissional da qual você pretende fazer parte. Para ser aceito como igual em uma comunidade profissional, você deve aprender a falar (e escrever) na língua daquele setor. Não demonstrar essa maestria pode resultar em consequências bastante negativas no que diz respeito ao avanço na carreira. Por isso, ela é, definitivamente, uma habilidade à qual você deve dedicar um tempo para estudar e dominar.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Mais simples;
• Orações mais curtas;
• Escolha de palavras mais universal;
• Repetição e resumo.

Comunicação Escrita

• Mais complexa;
• Orações e parágrafos mais longos;
• Jargão específico da comunidade profissional;
• Gramática correta.

Ponderar e Registrar

• Quais são algumas diferenças estilísticas entre a comunicação escrita e a oral? Liste algumas.