Ambiente

Há diferenças marcantes nos ambientes da comunicação oral e da comunicação escrita. Na comunicação oral, o ambiente no qual a mensagem é transmitida permanece amplamente estável e controlado, no sentido de que todas as pessoas que ouvem estão no mesmo espaço, ao mesmo tempo e com o mesmo nível (ou ausência) de interferência ou distração. Mas isso nem sempre acontece com a comunicação escrita.

Documentos manuscritos ou mesmo digitais podem não ser abertos imediatamente pelo destinatário. Embora a comunicação de saída possa ser enviada de um ambiente tranquilo em um escritório, por exemplo, ela pode não ser recebida até horas depois e em um ambiente muito diferente (como em um trem movimentado ou na casa de alguém, na qual há uma criança gritando ao fundo). Consequentemente, a natureza da mensagem enviada e o ambiente no qual ela pode ou deve ser recebida devem influenciar fortemente qual canal de comunicação você escolherá para transmitir sua mensagem.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Ambiente estável e controlado.

Comunicação Escrita

• Ambiente imprevisível.

Ponderar e Provar

• Em que situações o ambiente pode desempenhar um papel maior na forma como uma mensagem é recebida?
• Pense em uma solicitação que você acha que seria melhor comunicada pessoalmente e em uma que poderia ser enviada sem problemas por e-mail. Que tipo de solicitação seria essa?

Feedback

Outra diferença entre a comunicação escrita e a oral é a rapidez do feedback. Quando você está conversando com uma pessoa cara a cara, você pode ver e interpretar coisas como tom, linguagem corporal e outros gestos sociais. Você consegue entender se o que você diz é bem recebido ou não. Você pode, a partir disso, começar a alterar sua mensagem para que ela se adeque melhor e atraia o que você está aprendendo sobre seu público-alvo e fazer isso em tempo real!

Por outro lado, a comunicação escrita traz um atraso no feedback. Não há como prever quanto tempo levará para a comunicação ser recebida ou respondida. A comunicação escrita também não permite modificações fáceis e rápidas de palavras e tom com base em como a mensagem é recebida. O tom de um e-mail não pode ser alterado depois de enviado, e o mesmo vale para todas as outras formas de comunicação escrita.

Assim como você aprendeu com o ambiente, o fator feedback é apenas outro componente a ser considerado na hora de escolher o melhor método de comunicação.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Feedback imediato;
• Mensagem adaptável;
• Tem o benefício das dicas sociais.

Comunicação Escrita

• Feedback atrasado;
• Mensagem permanente;
• Falta de dicas sociais.

Ponderar e Provar

• Em que situações o feedback imediato pode ser essencial para uma comunicação bem-sucedida?
• Em que situações o feedback imediato pode não ser tão importante para uma comunicação bem-sucedida?

Contexto

O contexto é outra diferença importante a ser levada em consideração na hora de você se decidir como se comunicar. Ao falar com uma pessoa cara a cara, você pode mostrar, não apenas descrever, o que está tentando comunicar.

Alguns tipos de comunicação não exigem muita demonstração. O contexto da mensagem pode ser familiar ao destinatário ou bastante autoexplicativo (como informar alguém que um relatório comercial foi concluído e anexá-lo ao e-mail para análise). Outras mensagens podem exigir um pouco mais de contexto para serem comunicadas claramente.

Por exemplo, imagine por um momento que você é um(a) funcionário(a) experiente em uma determinada empresa (um especialista na comunidade profissional daquela empresa) e que lhe pediram para treinar uma nova funcionária. Parte desse treinamento envolve ensinar a funcionária a usar um programa de computador que é totalmente desconhecido para ela. Seria fácil treinar essa funcionária remotamente e por escrito em vez de treiná-la de maneira oral e pessoalmente? Quantas páginas de anotações, imagens, palavras descritivas e trocas escritas seriam necessárias para orientar essa funcionária nos passos de encontrar o programa, fazer login, familiarizar-se com todas as funções etc.? Como isso se compara a uma simples reunião com essa funcionária na frente do seu computador? Quanto mais simples essa comunicação poderia ser?

Novamente, embora esta não seja a única coisa que diferencie a comunicação escrita da oral, é, definitivamente, uma diferença a ser considerada junto com as demais na hora de selecionar uma estratégia de comunicação.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Permite mostrar, não apenas contar;
• Mais fácil dar contexto.

Comunicação Escrita

• Depende apenas da descrição (narrativa);
• Mais difícil fornecer contexto

Ponderar e Provar

• Que situações específicas podem exigir uma conversa presencial em vez de uma por escrito? Mencione uma situação em que a escrita seria o método preferido de comunicação e outra em que a comunicação oral seria melhor.

Estilo

Uma das diferenças finais entre a comunicação oral e escrita é o estilo em que ela é transmitida.

A comunicação oral tende a ser muito mais simples. As orações são mais curtas e a escolha de palavras é mais universal (com menos jargões específicos da comunidade profissional). Uma boa comunicação oral também tende a conter muita repetição, pois a memória de curto prazo (também conhecida como memória de trabalho) é incapaz de reter informações transmitidas oralmente por mais do que alguns minutos. Consequentemente, a comunicação oral tende a precisar de um resumo dos pontos principais ao longo do diálogo, o que não é necessário na comunicação escrita.

A comunicação escrita, por outro lado, embora compartilhe as qualidades desejáveis de precisar ser clara e concisa, tende a ser muito mais rica e complexa. Geralmente, as ideias são compartilhadas em forma de parágrafos e com vocabulário e jargões específicos do setor. Enquanto a gramática e a pontuação ficam em segundo plano na comunicação oral (substituídas por coisas como tom, inflexão e gestos com as mãos), a comunicação escrita exige um certo nível de profissionalismo e precisão gramatical. Vírgulas colocadas em lugares incorretos ou a falta de pontos para separar orações podem, literalmente, levar a uma interpretação errônea das informações. Na pior das hipóteses, uma comunicação escrita ruim também tende a resultar em um tipo de rejeição informal da comunidade profissional da qual você pretende fazer parte. Para ser aceito como um igual em uma comunidade profissional, você deve aprender a falar (e escrever) na língua daquele setor. Não demonstrar essa maestria pode resultar em consequências bastante negativas no que diz respeito ao avanço na carreira. Por isso, ela é, definitivamente, uma habilidade na qual você deve dedicar um tempo para estudar e dominar.

Para Revisar:

Comunicação Oral

• Mais simples;
• Orações mais curtas;
• Escolha de palavras mais universal;
• Repetição e resumo.

Comunicação Escrita

• Mais complexa;
• Orações e parágrafos mais longos;
• Jargão específico da comunidade profissional;
• Gramática correta.

Ponderar e Provar

• Quais são algumas diferenças estilísticas entre comunicação escrita e oral? Liste algumas.