Comunicação Profissional

• Ouvir. A capacidade de ouvir com compreensão e empatia é essencial em qualquer forma de comunicação. Você pode praticar isso com seu grupo nesta semana enquanto trabalham no projeto em equipe.
• Falar. Falar pode ser tão importante quanto escrever ao se comunicar. Isso revela muito sobre você.
• Apresentar. Apresentar pode envolver tanto falar quanto ouvir. Em alguns contextos, uma boa apresentação pode fazer toda a diferença na forma como sua mensagem é recebida.

Ouvir

Gastamos muito pouco tempo aprendendo a ouvir. Por outro lado, geralmente gastamos muito tempo aprendendo a falar, ler e escrever. Na verdade, essas habilidades geralmente são a base da nossa educação primária. No entanto, quando se trata de ouvir, geralmente pensamos em como poderíamos responder, em vez de como poderíamos tentar entender melhor. E, contudo, uma das experiências mais poderosas e cativantes que podemos ter é simplesmente ter alguém que nos ouça — realmente nos ouça. Está na nossa natureza querer ser compreendidos, sentir-nos valorizados. É por isso que quando alguém dedica um tempo para nos conhecer e entender nossa situação, sentimos afeição por essa pessoa. Ouvir é, muitas vezes, a base dos nossos relacionamentos e uma parte importante daquilo que os sustenta, tanto pessoal quanto profissionalmente.

Geralmente é mais fácil perceber por que ouvir é importante em relacionamentos pessoais, devido à profundidade do relacionamento. Em relacionamentos profissionais, isso pode ser um pouco mais difícil de reconhecer, mas, quando se percebe, entende-se o quanto a escuta é essencial. Por exemplo, seu(sua) chefe(a) tem muito mais probabilidade de confiar a você determinadas tarefas se souber que você dedicou tempo para compreender verdadeiramente o projeto e ouvir atentamente suas instruções. Da mesma forma, é muito mais provável que você faça negócios com uma empresa que compreende suas necessidades e adequa seus produtos e serviços para atendê-las. As empresas sabem que seus clientes ficam muito mais satisfeitos quando são ouvidos e quando a empresa sabe como atender às suas necessidades. De fato, as empresas gastam milhões de dólares em pesquisas de mercado, questionários e estudos de campo para identificar corretamente e atender às necessidades de seus clientes. Imagine o impacto que esse nível de escuta e foco poderia trazer para nossos relacionamentos pessoais!

Líderes Discípulos Sabem Ouvir

Ouvir com sinceridade é um simples ato de serviço que ajuda as outras pessoas a se sentirem valorizadas e apreciadas, além de ajudar o ouvinte a entender suas necessidades. A qualidade da atenção que oferecemos aos outros pode determinar a qualidade dos nossos relacionamentos com eles. Nossa atenção exclusiva é um dos maiores elogios que podemos oferecer.

Falar

Falar é uma forma importante de se comunicar. Como falar revela muito sobre você, é importante que faça isso com cuidado, de acordo com a situação em que se encontra. Esta seção começa com alguns princípios fundamentais sobre a fala e, em seguida, apresenta dicas práticas para falar em público.

Em setembro de 1996, em um artigo da revista Liahona, o Élder Robert K. Dallenbach declarou que “Todas as vezes que alguém abre a boca, revela o que se passa em seu cérebro. Na realidade, esse método simples é tão preciso que nos permite enxergar algo ainda mais profundo que o cérebro. Permite que se vislumbre como é o espírito de uma pessoa. É verdade. As palavras que alguém utiliza e sua maneira de falar revelam que ele é em seu íntimo”. As palavras revelam muito sobre nós, mas a linguagem é mais do que apenas palavras. Ela molda a maneira como pensamos e percebemos o mundo. Quando falamos ou escrevemos, damos contexto ao que ouvimos, vemos, pensamos e sentimos. Talvez seja por causa dessa forte conexão entre pensamento e linguagem que o Senhor declarou: “Que de toda a palavra ociosa que os homens disserem hão de dar conta no dia do juízo. Porque por tuas palavras serás justificado, e por tuas palavras serás condenado.” (Mateus 12:36-37). As palavras que você usa e a maneira como você fala são como um projeto de quem você é lá no fundo. Não deveríamos usar uma linguagem que nos molda ativamente na pessoa que queremos nos tornar?

Falar em Público

Um dos medos mais comuns que as pessoas têm é falar em público. Isso faz sentido, considerando o quanto a maioria de nós é insegura em relação a coisas como o que vestimos, nosso penteado ou como somos percebidos pelos outros. Às vezes, as pessoas fazem de tudo para evitar fazer uma apresentação ou falar em público, mas isso acaba sendo prejudicial para elas. O Dr. Franklin Schneier, da Universidade de Columbia, afirma que pessoas com fobias sociais (medos), como falar em público, ganham 10% menos que as outras, têm 10% menos probabilidade de se formar na faculdade e 15% menos probabilidade de conseguir um cargo profissional ou gerencial.

Por outro lado, possuir boas habilidades de apresentação e de oratória geralmente produz o resultado oposto: maior renda, mais sucesso educacional e uma chance muito maior de progredir dentro de uma organização empresarial. Ser capaz de comunicar ideias e conceitos de forma eficaz é de suma importância quando se trabalha em equipe, pois permite que você leve ideias e projetos adiante — uma habilidade essencial que os líderes discípulos precisam desenvolver.

Os princípios a seguir podem lhe ajudar a desenvolver habilidades de falar em público.

Conecte-se com seu Público

A esta altura, você provavelmente já consegue prever que este princípio apareceria em primeiro lugar. Ele foi sua primeira lição de escrita na disciplina PC 101 e tem sido um tema recorrente desde então: o público-alvo molda a mensagem. Esse é um daqueles princípios que são fáceis de entender, mas podem ser difíceis de se colocar em prática. Se você não permitir que o seu público-alvo molde sua mensagem, você não parecerá autêntico(a) e seu público terá mais dificuldade de se conectar com o que está sendo comunicado. Não há como enfatizar demais: o público-alvo molda a mensagem. Se você errar nesse ponto, não importará o quão bem as outras áreas da sua apresentação tenham sido conduzidas.

A seguir estão algumas dicas que você pode utilizar para se conectar com seu público-alvo:

• Saiba o que você deseja que seu público faça. Ao final da sua apresentação ou discurso, o que você espera que seus ouvintes façam? Se não houver nenhuma mudança no comportamento deles, então você não agregou valor algum.
• Conheça seu público. O que seu público já sabe sobre o assunto? Por que eles estariam interessados? Eles fazem parte de uma comunidade profissional? Quais palavras criarão mais conexão com eles?
• Ouça. Normalmente, ficamos tão focados no que vamos dizer que esquecemos de ouvir nosso público durante a apresentação. Lembre-se de que seu discurso se trata deles, não de você. Observe sinais não verbais para determinar se você está se conectando com seu público-alvo.
• Deixe sua personalidade transparecer. Utilize humor, histórias e crie conexões pessoais para ajudar tanto você quanto seu público a se sentirem mais à vontade.
  

Prepare Sua Mensagem

Depois de conhecer seu público-alvo, você pode começar a moldar sua mensagem. A preparação é fundamental para o seu sucesso. Parte dessa preparação envolve conhecer bem o tema. Certifique-se de saber mais sobre o assunto do que aquilo que pretende apresentar. Dois erros comuns cometidos por iniciantes são: (1) aprender apenas o suficiente para montar uma apresentação e (2) aprender muito e tentar apresentar tudo o que sabem.

A seguir estão algumas dicas para lhe ajudar a preparar sua mensagem:

• Mantenha a simplicidade. Quando você estiver tentando transmitir uma ideia, certifique-se de que seja apenas isto: uma ideia. Seu público não conseguirá assimilar múltiplas ideias e explicações complexas em uma apresentação.
• Organize-se. Certifique-se de usar um gancho forte na sua introdução para transmitir seu ponto de vista. Depois, no corpo da sua apresentação, use detalhes de apoio que sejam atraentes ao seu público. Por fim, conclua e convide seu público a agir.
• Use um esboço. Ao contrário de artigos ou redações, discursos e apresentações precisam, geralmente, ser adaptados durante a execução. Tente criar um esboço em vez de escrever seu discurso para facilitar a adaptação durante a apresentação.
• Escolha o formato adequado. As apresentações acontecem em diversos contextos e formatos. Você pode estar fazendo um discurso formal em um grande auditório ou participando de uma reunião informal com amigos. Escolha um estilo de apresentação que complemente o local e o formato da apresentação.
• Conheça as expectativas. Se lhe pedirem para fazer uma apresentação ou discurso, certifique-se de entender o que é esperado de você. Você sabe qual é o objetivo da apresentação? Quanto tempo você tem? Qual será o local? Que tipo de recursos estão disponíveis (projetor, computadores, quadros brancos e muitos outros)?
• Pratique. Certifique-se de conhecer bem o seu assunto para que você possa adaptar sua apresentação ao seu público. Grave um vídeo seu ou pratique sua apresentação para amigos ou colegas de trabalho e peça o feedback deles. Se você estiver usando recursos visuais ou tecnologia, chegue cedo para ter certeza de que eles funcionarão.
  

Entregue Sua Mensagem

A última etapa — e a parte mais temida — é apresentar sua mensagem. Se você identificou seu público e se preparou bem, estará em boas condições para transmitir sua mensagem. Lembre-se apenas de desacelerar e manter o foco no seu público e no que você deseja que ele faça.

A seguir estão algumas dicas para lhe ajudar a transmitir sua mensagem:

• Use linguagem e tom apropriados. Sua voz é o principal instrumento utilizado em um discurso ou apresentação. Portanto, ela deve receber a maior atenção. Sua voz é o que dará vida e expressão às suas palavras.
• Use linguagem corporal e gestos apropriados. É natural usar gestos ao se comunicar. Você provavelmente se pega usando-os sem perceber. Mas, ao fazer uma apresentação, você fica mais propenso(a) a fazer gestos nervosos que podem distrair o público. Procure manter os braços e as mãos relaxados.
• Não leia seu discurso a menos que seja necessário. Quando você lê um discurso, isso quebra a conexão interpessoal entre você e seu público. Em alguns formatos, pode ser necessário ler, mas sempre que possível, utilize um esboço ou notas do apresentador.
• Não peça desculpas nem se menospreze. Ao começar um discurso ou apresentação, não se diminua nem diga ao público que você preferiria estar fazendo outra coisa. Isso enfraquece sua mensagem e cria uma desvantagem logo no começo que é difícil de superar.
  

Verificar Meu Entendimento

Responda a estas perguntas para ver do que você se lembra da leitura do texto acima.

1. Por que ouvir é importante nos relacionamentos pessoais e profissionais? RESPOSTA
   x

   Ouvir ajuda os outros a se sentirem valorizados e apreciados, promove a compreensão de suas necessidades e fortalece relacionamentos.
2. De acordo com o Élder Robert K. Dallenbach, o que nossas palavras e modo de falar revelam sobre nós? RESPOSTA
   x

   Nossas palavras e fala revelam o que está acontecendo em nosso cérebro e fornecem um vislumbre de nosso espírito.
3. Quais são algumas dicas para transmitir uma mensagem de forma eficaz? RESPOSTA
   x

   • Usar linguagem e tom apropriados;
   • Usar boa linguagem corporal e gestos;
   • Evitar ler o discurso a menos que seja necessário;
   • Não pedir desculpas nem se menosprezar no início da apresentação.
     

Apresentar

Apresentar pode envolver tanto falar quanto ouvir. Se já lhe convidaram para dar uma aula numa classe da Igreja, provavelmente você passou por isso. Sua experiência como estudante líder em uma reunião também é um ótimo exemplo. A seção final desta lição fornecerá algumas dicas práticas de apresentação que podem lhe ajudar a transmitir a mensagem que deseja, da melhor forma possível, ao seu público.

Antes de criar sua apresentação, precisamos ter certeza de que você possui algumas habilidades básicas do Microsoft PowerPoint. Uma das habilidades profissionais mais básicas que você precisa desenvolver é a capacidade de apresentar ideias e informações de forma eficaz. Será solicitado que você faça muitas apresentações enquanto estiver na universidade. Fazer uma apresentação é uma ótima oportunidade de ensinar aos outros o que você sabe e, ao mesmo tempo, lhe ajudar a aprender melhor o material. Você provavelmente também fará muitas apresentações de algum tipo no trabalho, então esta é uma habilidade importante a ser desenvolvida. Esta seção lhe ajudará a aprender como usar o Microsoft PowerPoint com sucesso ao fazer uma apresentação.

Como Usar o Microsoft PowerPoint Com Sucesso

Provavelmente você já assistiu a uma ou duas apresentações em PowerPoint ao longo da sua vida e talvez até já tenha feito alguma. O PowerPoint tem sido um recurso básico de apresentações há anos. Quando você sabe utilizá-lo de forma eficaz, adiciona uma habilidade valiosa ao seu conjunto de competências — algo que os empregadores valorizam No entanto, fazer uma apresentação eficaz usando o PowerPoint vai além de saber como usar o software. Veja os princípios abaixo para descobrir o porquê.

O PowerPoint É Um Recurso Visual, Não a Apresentação

Um dos erros mais comuns que as pessoas cometem ao usar o PowerPoint é fazer dos slides o foco da apresentação, em vez de utilizá-los da forma como foram concebidos — como um recurso visual. O foco da sua apresentação deve ser sempre o seu público. Pode ser útil pensar sobre que tipo de recurso visual você utilizaria para se conectar com o público se não tivesse o PowerPoint. Você levaria uma imagem? Desenharia um gráfico? Levaria um objeto? Como você interagiria com esse recurso visual? Quando você começa a pensar primeiro no público e na mensagem, pode então decidir como um recurso visual ajudaria a melhorar sua apresentação. Um sinal de que você está confiando demais no PowerPoint é quando seus slides estão carregados de tópicos em lista e texto (como no Slide A abaixo) ou quando você simplesmente lê os slides para o público. Para se familiarizar melhor com essa distinção importante, considere o Slide A e o Slide B:

Slide A

Slide B

O Slide A utiliza o slide como notas do apresentador, em vez de como um recurso visual. É menos provável que ele tenha impacto no público, que pode acabar perdendo o ponto principal devido à grande quantidade de texto. Já o Slide B, ao utilizar uma imagem como recurso visual, oferece algo com o qual o público pode se conectar. Ele fornece contexto e direciona a atenção para a ideia principal.

Limite o Uso de Marcadores e Textos. Como o exemplo acima ilustra, slides com muito texto são chatos e difíceis de ler. Limite seu texto e marcadores de tópicos às suas ideias principais. O PowerPoint não foi criado para ser um processador de texto ou um lugar para anotações detalhadas. Em outras palavras, uma pessoa não deveria conseguir ler seu PowerPoint no lugar de ouvir sua apresentação. Para compreender melhor essa diferença importante, considere os exemplos a seguir.

Slide C

Slide D

Pode ser difícil abrir mão de uma citação ou texto valioso, mas, como demonstra o Slide C, se você tiver muita informação, isto sobrecarregará seu slide e seu público. Por outro lado, o Slide D enfatiza a parte mais importante da citação e adiciona uma imagem para melhor identificação com o público. Se você estiver preocupado(a) com o fato de seus slides conterem pouca informação, lembre-se de que você ainda pode colocar a citação completa nas anotações e lê-la enquanto exibe o seu recurso visual.

Limite o Uso de Transições e Animações. O PowerPoint oferece muitos recursos e opções, mas se você não tomar cuidado, pode se deixar levar pelas animações e transições. Como regra geral, use apenas um ou dois estilos de transições e animações.

Use Uma Boa Fonte: Tipografia é o estilo e a aparência do texto. Em uma apresentação, é necessário utilizar tamanhos de fonte grandes e fáceis de ler. O PowerPoint oferece muitas opções de fontes. A seguir estão algumas dicas básicas para lhe ajudar a aproveitar melhor a tipografia:

• Tenha um bom contraste entre o texto e as cores de fundo. Por exemplo, texto azul-escuro sobre um fundo preto torna as palavras difíceis de ler.
• Escolha uma fonte sem serifa e uma fonte com serifa ou vice-versa, uma para títulos e outra para texto. Uma serifa é uma pequena linha anexada ao fim de um traço ou letra. Sans significa sem em francês, então uma fonte sem serifa significa uma fonte que não tem serifa. Às vezes, fontes com serifa são chamadas de Roman e sem serifa são chamadas de Gotic. Considere os exemplos abaixo que mostram a natureza complementar das fontes com e sem serifa.
  

• Não use fontes não profissionais, como as seguintes:

Utilize Imagens e Gráficos Profissionais. Evite clip arts e imagens de baixa resolução. Não utilize imagens que contenham marcas d’água, pois isso reduz a qualidade da sua apresentação. A maioria dos clip arts já foi excessivamente utilizada. Prefira recursos visuais originais e autênticos que agradem ao seu público.

Slide E

Slide F

A imagem no Slide F apoia o tema do slide sobre a educação que abençoa famílias. É autêntica e tem mais probabilidade de criar uma conexão com seu público. Ela também mostra que você se esforçou um pouco mais para encontrar a imagem certa em vez de obter uma imagem de clipart aleatória da internet.

Escolha Um Único Tema. Um tema é uma maneira de fazer com que todos os seus slides sejam semelhantes em aspectos importantes. Ao usar um tema, a tipografia, o tamanho da fonte, as cores e o posicionamento das imagens serão todos parecidos. A Microsoft oferece muitos temas e modelos que ajudarão a unificar seus slides. Se sua empresa tiver um modelo, certifique-se de usá-lo. Se você usar um tema do PowerPoint, considere alterar também o esquema de cores para ajudar a tornar sua apresentação única. Um tema profissional terá as seguintes características:

• Reflete o assunto que está sendo apresentado;
• É unificado em todos os slides.

Persuadir. Em muitos casos, o PowerPoint é usado para convencer o público de algo ou para persuadi-lo a concordar com você. O impacto visual de uma apresentação pode lhe ajudar nisto. Ter imagens profissionais, tipografia adequada e um tema unificado lhe ajudam a soar mais confiável para seu público. Você também pode usar os seguintes elementos de apresentação para persuadi-lo:

• Declarações curtas, mas poderosas, que reforçam seu ponto de vista;
• Imagens que esclarecem o ponto e fazem o público se conectar emocionalmente à sua mensagem;
• Dados que reforçam a sua mensagem.

Considere os dois slides a seguir. Qual deles, provavelmente, é mais persuasivo?

Slide G

Slide H

Treinamento da Microsoft para o PowerPoint

A Microsoft fornece tutoriais básicos para o PowerPoint. Consulte Criar uma apresentação no PowerPoint.

Verificar Meu Entendimento

Responda a estas perguntas para ver do que você se lembra da leitura do texto acima.

1. Qual é um dos erros mais comuns que as pessoas cometem em apresentações do PowerPoint? RESPOSTA
   x

   Tornar os slides o foco da apresentação em vez de usá-los como recursos visuais.
2. Por que é importante limitar o uso de marcadores e textos em slides do PowerPoint? RESPOSTA
   x

   Slides com muito texto são difíceis de ler e podem causar tédio no público, desviando a atenção da mensagem principal.
3. Quais são algumas características de um tema profissional do PowerPoint? RESPOSTA
   x

   • Reflete o assunto que está sendo apresentado;
   • É unificado em todos os slides;
   • Ajuda a tornar a apresentação única.
     

S06 Preparação Para a Reunião

Depois de ler esta lição, pondere sobre as seguintes questões. Se desejar, registre seus pensamentos em um diário de aprendizagem.

• Conexão com a Carreira → Ouvir as pessoas no seu local de trabalho é o primeiro passo para ser responsivo(a). Um(a) profissional responsivo(a) é alguém que ouve e responde às mensagens de forma razoável, mas oportuna. Você agregará mais valor ao trabalho se for responsivo(a).
• Como os outros são influenciados pela maneira como você fala?
• Quando você se sentiu despreparado(a) para um discurso ou apresentação? O que você gostaria de ter feito diferente?