Para relembrar, o que diferencia a comunicação oral da escrita são as quatro coisas a seguir:

Comunicação Oral

• Ambiente

  • Transmitida e recebida em um ambiente relativamente estável e controlado.

• Feedback

  • Feedback imediato;
  • Mensagem adaptável;

  • Tem o benefício de sinais sociais.

• Contexto

  • Permite mostrar, não apenas contar;
  • É mais fácil fornecer contexto.

• Estilo

  • Mais simples;
  • Frases mais curtas;
  • Escolha de palavras mais universal;
  • Repetição/resumo.

Comunicação Escrita

• Ambiente

  • Embora seja escrita em um ambiente controlado…

  • … pode ser lida em um ambiente imprevisível.

• Feedback

  • Feedback tardio;
  • Mensagem permanente;

  • Ausência de sinais sociais.

• Contexto

  • Depende apenas da descrição (narrativa);
  • É mais difícil fornecer contexto.

• Estilo

  • Mais complexa;
  • Jargão específico da comunidade profissional;
  • Correção gramatical.

Para determinar melhor qual método de comunicação usar e quando, considere os quatro aspectos a seguir:

• Assunto da conversa;
• Urgência;
• Familiaridade;
• Público-Alvo.

Ponderar e Provar

Levando em consideração os quatro aspectos acima (assunto da conversa, urgência, familiaridade e público-alvo), leia os seguintes cenários e tente determinar qual método de comunicação funcionaria melhor para cada um deles (oral ou escrita).

Cenário nº 1

Você trabalha na indústria de fabricação de alimentos e é responsável por vender e enviar ingredientes aos clientes para uso pessoal em seus negócios. Uma das suas maiores clientes, a dona de uma padaria, acabou de ligar para informar que a farinha que você enviou a ela chegou aberta e estragada. Como resultado, ela não tem todos os ingredientes necessários para criar seus produtos assados a tempo para o período de festas, a época do ano mais lucrativa para seu negócio. Ela precisa que uma nova encomenda de farinha seja enviada a ela nas próximas 24 horas, ou talvez tenha que buscar outro fornecedor.

• Que forma de comunicação (oral ou escrita) você deve usar nessa situação e por quê? Use as quatro considerações listadas acima para fundamentar sua resposta.

Cenário nº 2

Você trabalha no departamento de TI e recebeu a tarefa de informar à equipe que uma atualização de rotina do programa está programada para acontecer na próxima sexta-feira, das 21h às 23h. Durante esse período, todos os programas e aplicativos da empresa ficarão inacessíveis.

• Que forma de comunicação (oral ou escrita) você deve usar nessa situação e por quê? Use as quatro considerações listadas acima para fundamentar sua resposta.

Cenário nº 3

Nos últimos meses, você tem trabalhado com uma pequena equipe de funcionários para criar algumas melhorias em larga escala em alguns programas e procedimentos essenciais da empresa. Após várias semanas de deliberação, a diretoria executiva aprovou as mudanças sugeridas e gostaria que você as apresentasse a todos os funcionários e também os treinasse para usar os novos programas.

• Que forma de comunicação (oral ou escrita) você deve usar nessa situação e por quê? Use as quatro considerações listadas acima para fundamentar sua resposta.