Embora as descrições acima pareçam favorecer a comunicação oral em vez da escrita em termos de benefícios imediatos, na verdade, a maior parte do trabalho realizado no mundo profissional é feita por meio da comunicação escrita. De fato, de acordo com a pesquisa mais recente sobre mensagens de texto e e-mails em comparação com comunicação oral no trabalho, os funcionários geralmente preferem se comunicar por texto ou e-mail no trabalho em vez de ter interações por telefone ou presencialmente, pois a comunicação escrita tende a ser “rápida, simples e eficiente” (consulte “Textos e E-mails versus Comunicação Oral no Trabalho: Qual é a Melhor Opção?”, no site da SHRM, por Alison E. Curwen, 21 de abril de 2017). Ela também tem o benefício adicional de deixar um registro digital das comunicações realizadas e do trabalho que está sendo feito, de modo que possa ser consultada e desenvolvida com frequência ao longo do processo empresarial.

Então, se há tantos benefícios na comunicação presencial, mas as pessoas tendem a preferir a comunicação escrita, quando você deve usar cada uma delas?

Embora não existam regras rígidas e definitivas, há alguns aspectos que você deve considerar ao decidir qual formato utilizar para se comunicar.

Assunto da Conversa

A comunicação se refere a um assunto pessoal ou delicado (como problemas em casa ou com um(a) colega de trabalho)? O ambiente em que a mensagem delicada foi recebida afetaria o resultado desejado? Você se importa se houver um registro permanente detalhando seu problema (um registro que pode ser compartilhado sem seu consentimento)?

Essas são algumas perguntas simples que você deve considerar antes de tomar uma decisão sobre o método de comunicação que deve usar. Se o assunto estiver relacionado aos negócios e não estiver vinculado a uma situação particularmente delicada, a comunicação escrita provavelmente será o método de comunicação preferido da sua empresa. No entanto, se a situação for delicada ou pessoal, a comunicação oral provavelmente será a melhor opção.

Urgência

A comunicação que você precisa enviar é urgente? Ela exige um retorno quase imediato (em outras palavras, um cliente precisa que algo seja resolvido o mais rápido possível)?

Se você responder “sim” a qualquer uma dessas perguntas, há uma boa chance de que a comunicação oral seja a primeira opção de comunicação que você deve escolher.

Conforme discutido acima, uma das desvantagens da comunicação escrita é seu cronograma imprevisível de retorno. Você poderia enviar uma mensagem pela manhã e perder várias horas do dia esperando uma resposta que poderia ter recebido em 30 segundos se tivesse ligado ou encontrado a pessoa pessoalmente.

Isso não quer dizer que não haja espaço para a comunicação escrita em situações urgentes. De fato, a maioria das empresas gostaria de ter um registro escrito concreto de problemas urgentes que acontecem dentro da organização. A maioria das contas de e-mail oferece até mesmo configurações de urgência que você pode definir para destacar a importância do e-mail para as partes afetadas. No entanto, isso não diminui o benefício de uma reunião oral ou presencial antes de uma comunicação escrita, mesmo que apenas para dar início ao processo.

Familiaridade

A comunicação que você precisa ter é rotineira? É uma comunicação cuja versão o destinatário já viu antes (em outras palavras, é comum naquela comunidade profissional específica)?

Se você responder “sim” a essas perguntas, então a comunicação escrita provavelmente será preferível. A menos que a mensagem seja desconhecida e possa ser mal interpretada sem um contexto mais imediato (como mencionado acima), é provável que não seja necessário comunicá-la oralmente.

Público-Alvo

A quem se destina a comunicação? A uma única pessoa, a um grupo de pessoas, a seu chefe ou à junta executiva de sua empresa?

Qualquer que seja sua resposta a essas perguntas, nunca se esqueça de que seu público-alvo deve moldar não apenas sua mensagem, mas também a forma como essa mensagem é comunicada.

Se a comunicação for destinada a seu chefe, e ele estiver sempre no e-mail e preferir apenas esse método de comunicação, você certamente deve respeitar essa solicitação. Se a comunicação for destinada a alguns funcionários de campo de sua empresa que você sabe que quase nunca estão no escritório nem acessam o e-mail, mas respondem a mensagens de texto muito rapidamente, obviamente você deve considerar a comunicação escrita (especialmente por mensagem de texto) como seu principal meio de comunicação.