Um tipo de comunicação escrita profissional que está em ascensão no ambiente de trabalho moderno é a mensagem de texto. De acordo com Gigi Peccolo, no site Customer Think, até “80% das pessoas atualmente usam mensagens de texto para negócios” (consulte “45 Estatísticas sobre Mensagens de Texto que Provam que as Empresas Precisam Levar o SMS a Sério”, 14 de setembro de 2015). Espera-se que esses números aumentem nos próximos anos. Então, como você pode aprender a se comunicar nesse território novo e desconhecido? Além disso, como pode aprender a lidar com as diferenças entre a comunicação por mensagens de texto no ambiente de trabalho e a comunicação pessoal?
Melhores Práticas
As mensagens de texto não são adequadas para todos os ambientes de trabalho ou para todos os funcionários. Porém, se esse já for um meio de comunicação estabelecido e utilizado em seu local de trabalho, as seguintes melhores práticas ajudarão você a começar da maneira correta:
- Considere o relacionamento comercial;
- Preste atenção ao momento adequado;
- Saiba quando ligar;
- Mantenha o tom profissional;
- Responda prontamente;
- Encerre a conversa de maneira adequada.
Considere o Relacionamento Comercial
Como regra geral, uma mensagem de texto nunca deve ser seu primeiro contato com um parceiro comercial. Somente depois que você desenvolver um relacionamento profissional confortável pessoalmente ou por e-mail é que a opção de mensagens de texto deve ser considerada. Para garantir ainda mais que você não ultrapasse os limites adequados, permita que seu parceiro de negócios estabeleça o método de comunicação preferido.
Preste Atenção ao Momento Adequado
Depois de estabelecer a mensagem de texto como um método preferencial de comunicação, será importante seguir alguns princípios básicos de etiqueta. Um deles é o momento adequado para enviar mensagens.
Se for inadequado ligar para seu chefe, colega de trabalho ou cliente fora do horário comercial, provavelmente também será inadequado enviar mensagens de texto fora desse horário. Sempre que possível, faça o que puder para limitar suas comunicações apenas ao horário comercial normal (ou aos horários de comunicação habituais).
Saiba Quando Ligar
As mensagens de texto, por definição, são destinadas a comunicações curtas e breves (no máximo uma ou duas orações). Qualquer coisa além de uma simples consulta provavelmente deve ser tratada por e-mail ou telefone. A última coisa que você quer fazer é envolver alguém em uma conversa urgente que exija que ela espere muito até que as informações sejam digitadas. Se o conteúdo da mensagem for desconhecido ou exigir muito contexto prévio, uma reunião presencial ou por videoconferência pode ser o melhor meio de realizar essa comunicação.
Mantenha o Tom Profissional
O uso de abreviações em mensagens de texto (siglas que representam palavras comuns, como PFV para “por favor”; SLA para “não sei/sei lá” etc.) é sempre um risco que você corre ao introduzir mensagens de texto no ambiente de trabalho, já que é uma prática muito comum na comunicação pessoal. Para combater esse hábito, procure pensar nas mensagens de texto no local de trabalho como uma versão mais curta e imediata de um e-mail. O meio pelo qual a comunicação é transmitida não altera a comunidade profissional que ela representa nem impede que seu chefe, colegas de trabalho ou clientes a leiam sob essa perspectiva. A qualidade e o nível da sua comunicação profissional devem permanecer os mesmos, independentemente da forma como ela é transmitida.
Responda Prontamente
Assim como você espera uma resposta rápida da pessoa para quem está enviando uma mensagem de texto, a pessoa que envia uma mensagem para você também merece uma resposta ágil. Se as mensagens de texto forem uma forma comum de comunicação no seu ambiente de trabalho, mantenha seu celular por perto para que possa verificá-lo periodicamente. Não permita que passem horas entre o recebimento de uma mensagem e o envio de uma resposta.
Encerre a Conversa de Maneira Adequada
Uma situação desconfortável que pode ocorrer às vezes é uma conversa por mensagens de texto que se prolonga por tempo demais. Para evitar que isso aconteça, pense cuidadosamente sobre qual é o objetivo da conversa antes mesmo de enviar a primeira mensagem. Isso permitirá que você saiba quando encerrar a conversa (ou seja, quando o objetivo for alcançado). Depois que a pergunta ou preocupação for respondida ou resolvida, não tenha receio de encerrar a conversa de maneira adequada com um simples “Agradeço” ou “Continuarei acompanhando esse assunto”. Fazer isso permitirá que todas as pessoas envolvidas retornem ao que estavam fazendo com o mínimo de desconforto.
Ponderar e Registrar
- Qual é uma área da comunicação profissional por meio de mensagens de texto que você poderia melhorar?
Seguir essas orientações simples garantirá que essas duas formas de comunicação escrita não diminuam o nível de respeito que seus superiores, colegas de trabalho ou clientes têm por você como membro de sua comunidade profissional.